Materi Perancangan Sistem Informasi

A. DATA 

1. Apakah perbedaan di antara Data dan Informasi

· Data: fakta atau kejadian yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Kebanyakan dari data tidak mempunyai makna jika digunakan tanpa di dukung dengan data lain.

·  Informasi: data yang telah diproses sehingga memiliki makna yang mudah difahami atau dimengerti.

2. Input

     Definisi :

·      Data dan instruksi yang dimasukkan ke komputer untuk kebutuhan pengolahan

·      Kegiatan memasukkan data dan instruksi ke komputer (seringkali disebut sebagai data entry)

·  Bahan dasar informasi adalah data yang terjadi dari transaksi, kejadian, permintaan dan pertanyaan yang dihadirkan dalam bentuk: Suara, image, teks, angka, huruf dan karakter khusus atau simbol

Tantangan terbesar dari kegiatan pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In Garbage Out)

3. Input dan Pengolahan Transaksi
       Input data dapat dilakukan dalam dua cara:

a)     Batch Input

- Transaksi data diakumulasikan (batch) dalam kurun waktu tertentu sebelu dimasukkan ke dalam sistem

- Biasanya melibatkan proses pengisian dan pengumpulan form kertas (source document) yang kemudian data tersebut dimasukkan ke komputer melalui alat input (input device)

-  Contoh: Sistem Penggajian

b)     Direct Input

-  Transaksi data dimasukkan ke dalam sistem pada saat transaksi tersebut berlangsung

-  Contoh: Sistem Reservasi Pesawat

4. Kontrol Data

Kontrol untuk membuat data tetap akurat dari proses entri data didapat dari

a)     Procedure

·       Ditentukan oleh Pimpinan/manajemen

·       Didapatkan melalui training manual

·       Prosedur menentukan hal-hal sbb:

1)    Data apa yang dibutuhkan

2)    Dimana data tersebut bisa didapatkan

3)    Siapa yang harus mendapatkan data (obtain)

4)    Siapa yang harus menginput dan kapan

5)    Tipe input device yang harus digunakan

6)    Metoda pengolahan

7)    Apa yang harus dilakukan bila terdeteksi error pada data

-  Prosedur yang dikembangkan dengan baik dan digunakan secara konsisten membantu mencegah timbulnya masalah pada proses data entry.

 

b)     User interfaces

·       Software yang digunakan memiliki beberapa kontrol terhadap proses data-entry

·       User interface sebuah software adalah bagian dari sebuah program yang digunakan user untuk berinteraksi

Berguna untuk:

·       Memperbolehkan entri data dan perintah (command) yang dibutuhkan program

·       Mengarahkan dimana data dapat dimasukkan

·       Menginformasikan tipe kesalahan yang terjadi saat data dimasukkan

·       Untuk memudahkan dan mengefisienkan proses input:

·       Feature dari user interface harus konsisten dari sebuah aplikasi ke aplikasi lainnya

·     Layout dari field pada layar(area khusus untuk memasukkan data) dan pergerakan kursor antar field tersebut harus terurut secara logical

c)     Input forms

Digunakan untuk:

·       Memberikan arti yang spesifik pada input

·       Memudahkan proses input

·       Mengurangi error

• Input form adalah: dokumen terstruktur dimana terdapat ruang yang disediakan  untuk informasi tertentu
• Source document: dokumen asli dimana data direkam
• Source document digunakan untuk verifikasi bila keakuratan data yang dimasukkan ke komputer dipertanyakan
• Pada input form yang sudah baik masih ada kemungkinan terjadi human error pada saat memasukkan data ke komputer
• Transcription error : kesalahan yang terjadi saat memasukkan karakter yang salah e.g. 8751 a8750

         Transpotition error : tipe kesalahan Transcription error yang terjadi saat dua buah karakter  
       tertukar  e.g. 8751 à8571

d)     Data collection methods

Cara dasar memasukkan data adalah melalui:

·       Transcriptive data entry

Pengumpulan data dari sumber atau tempat asli dengan memasukkannya ke input form (ditulis tangan atau diketik). Data dari input form tersebut harus dikodekan untuk kemudian dimasukkan ke komputer atau ditulis ke bentuk lain yang dapat menjadi input untuk pengolahan dikemudian hari

·       Source data entry

Data (disebut source data) dikumpulkan dan disiapkan pada sumbernya dalam bentuk machine-readable yang dapat digunakan komputer tanpa melalui langkah intermediate data-transcription yang terpisah.

c/ Scannerà bar codes

·  Mengurangi jumlah kesalahan yang terjadi selama input karena mengurangi proses transcription

e)     Data entry modes

·   Cara data dimasukkan ke dalam komputer mempengaruhi bagaimana data tersebut diolah.

·    Dua mode dasar data entry, masing-masing berhubungan dengan mode pengolahan data.